Archivage des factures électroniques — obligations et solutions

Combien de temps ?

• Droit commercial : les documents comptables et les pièces justificatives, dont les factures, sont conservés pendant dix ans (Code de commerce, art. L123-22).
• Droit fiscal : l'article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les livres, registres, documents et pièces à compter de la date de la dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle les documents ont été établis ; la loi n° 2026-534 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (article 36) a porté ce délai de six à dix ans, pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

En pratique, conservez toutes vos factures dix ans.

Sous quelle forme ?

Les documents établis ou reçus sur support informatique sont conservés sous cette forme pendant tout le délai de conservation (LPF, art. L102 B). La doctrine précise que les factures électroniques sont conservées dans leur format informatique d'origine, celui dans lequel elles ont été émises et transmises (BOFiP BOI-CF-COM-10-10-30). Pour un Factur-X, conservez donc le fichier PDF/A-3 avec son XML, tel que vous l'avez émis ou reçu : une impression papier ne le remplace pas. Une facture reçue sur papier peut, elle, être numérisée et conservée sous forme électronique, si la copie est une reproduction à l'identique réalisée selon les conditions fixées par arrêté.

Authenticité, intégrité, lisibilité

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation (CGI, art. 289, V). Pour y satisfaire, l'article 289 VII du CGI prévoit quatre moyens : des contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison ou la prestation qui la fonde, une signature électronique qualifiée, un message structuré selon une norme convenue entre les parties (EDI) ou un cachet électronique qualifié.

Où stocker ?

Les factures papier sont stockées en France. Une facture électronique ne peut pas être stockée dans un pays qui n'est pas lié à la France par une convention d'assistance mutuelle ou qui n'offre pas un droit d'accès en ligne immédiat, de téléchargement et d'utilisation des données. L'entreprise qui stocke ses factures par voie électronique s'assure que l'administration y a un accès en ligne à des fins de contrôle, et déclare avec sa déclaration de résultats le lieu de stockage lorsqu'il est situé hors de France (LPF, art. L102 C).

Normes et outils

NF Z42-013 et ISO 14641-1 sont des références reconnues de bonnes pratiques pour les systèmes d'archivage électronique, pas une obligation légale. Un horodatage ou un coffre-fort numérique peut aider à démontrer l'intégrité d'un fichier ; les textes cités ici ne l'exigent pas.

Confier la conservation à un prestataire

Vous pouvez confier la conservation de vos factures à un prestataire, à votre plateforme agréée ou à un service d'archivage. Vérifiez alors la durée de conservation proposée, le format conservé, l'accès de l'administration et les conditions de restitution des fichiers si vous changez de prestataire.

Facturx-Prêt n'archive pas vos factures

Facturx-Prêt n'est pas un service d'archivage : les fichiers générés sont conservés 7 jours sans compte et 90 jours avec un compte, puis supprimés. Téléchargez vos fichiers et conservez-les dans votre propre système. Facturx-Prêt n'est pas une plateforme agréée et ne transmet pas vos factures.