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Archivage légal des factures électroniques

L'archivage légal des factures électroniques est une obligation réglementaire pour les entreprises. Il garantit la conformité fiscale et assure la traçabilité des échanges. Suivez ce guide pour comprendre les exigences et éviter les sanctions.

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L'archivage légal impose de conserver les factures électroniques dans leur format original ou un format garantissant leur lisibilité et authenticité. La durée minimale de conservation est de 10 ans selon le Code général des impôts (CGI). Les factures doivent être horodatées, signées électroniquement (ou équivalent) et stockées dans un système sécurisé. Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF), peut être utilisé pour les échanges avec le secteur public, mais l'archivage reste sous la responsabilité de l'émetteur.

Questions frequentes

Quelles sont les conditions pour un archivage légal des factures électroniques?
Les factures doivent être conservées sous un format garantissant leur intégrité, lisibilité et traçabilité. Cela inclut des signatures électroniques qualifiées, des horodatages fiables et un stockage sécurisé pendant au moins 10 ans.
Puis-je utiliser Chorus Pro pour l'archivage légal?
Non, Chorus Pro est un outil de transmission des factures au secteur public, mais il ne remplit pas les fonctions d'archivage légal. Vous devez utiliser un système d'archivage électronique (SAE) conforme aux normes NF Z42-013 ou ISO 14641-1.
Quelles normes doivent respecter les solutions d’archivage électronique?
Les solutions doivent être conformes à la norme NF Z42-013 ou ISO 14641-1, qui définissent les exigences pour garantir l'intégrité, la pérennité et la sécurité des documents archivés.
Quelles sanctions en cas de non-conformité à l'archivage légal?
En cas de contrôle fiscal, l'absence d'un archivage conforme peut entraîner des amendes, des redressements fiscaux ou la remise en cause de la déductibilité de la TVA sur les factures concernées.
Comment garantir l’accès aux factures archivées sur le long terme?
Utilisez un format pérenne comme PDF/A et stockez les factures dans un SAE qui intègre des mécanismes de migration et de vérification régulière de l’intégrité des fichiers.

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