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Archivage électronique : normes à respecter

L’archivage électronique des factures est strictement encadré par des normes légales et techniques. Respecter ces exigences est crucial pour assurer la conformité fiscale et éviter des sanctions. Ce guide vous aide à maîtriser les règles essentielles et à sécuriser vos données.

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Pour que l’archivage des factures électroniques soit conforme, il doit respecter plusieurs normes comme la NF Z42-013 qui encadre la pérennité et l'intégrité des documents numériques. Le format Factur-X, conforme à la norme EN 16931, est recommandé pour l’interopérabilité européenne. Les factures doivent être conservées au minimum 6 ans en France, avec un horodatage qualifié pour garantir leur valeur probante. Enfin, l’utilisation d’un coffre-fort numérique certifié eIDAS renforce la sécurité et l’authenticité des documents archivés.

Questions frequentes

Quelles sont les principales normes pour l’archivage électronique des factures ?
Les principales normes incluent la NF Z42-013 pour l’archivage probant, la norme EN 16931 pour les formats de factures électroniques (comme Factur-X), et le règlement eIDAS pour la signature électronique et les horodatages qualifiés.
Quelle est la durée légale de conservation des factures ?
En France, les factures doivent être conservées pendant 6 ans à des fins fiscales. Cependant, d'autres réglementations, comme celles du Code de commerce, peuvent exiger une conservation de 10 ans pour des documents comptables.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique et pourquoi l’utiliser ?
Un coffre-fort numérique est une solution sécurisée certifiée (souvent conforme à la norme NF Z42-020) permettant de stocker des documents électroniques. Il garantit l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des factures archivées.
Comment garantir l’intégrité des factures électroniques archivées ?
L’intégrité est assurée par des horodatages qualifiés, des signatures électroniques conformes au règlement eIDAS et l’utilisation de systèmes d’archivage certifiés, respectant des standards comme la NF Z42-013.
Quelle est la différence entre archivage électronique et GED ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) permet de gérer et de modifier des documents, tandis que l’archivage électronique se concentre sur la conservation à long terme, en garantissant la valeur probante et l’intégrité des fichiers stockés.

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